Bạn đang cần tổ chức sự kiện cho công ty, doanh nghiệp nhưng bạn chưa biết cách tính toán những chi phí cần chi tiêu cho sự kiện? Trong bài viết này, Minh Vũ Media sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán chi phí tổ chức sự kiện chi tiết nhất. Đồng thời gợi ý cho bạn cách tiết kiệm chi phí tối đa mà vẫn đạt được hiệu quả tốt nhất cho sự kiện.

Xác định kinh phí dự trù bạn có thể chi trả cho sự kiện – Bước đầu tiên để hạch toán chi phí tổ chức sự kiện

chi phí tổ chức sự kiện
Nắm rõ tổng chi phí bạn có để tổ chức sự kiện

Điều đầu tiên khi hạch toán chi phí tổ chức sự kiện đó là bạn cần biết được tổng chi phí có thể chi cho sự kiện. Khi đã nắm trong tay tổng số tiền dùng để chuẩn bị cho sự kiện, bạn có thể đưa ra lựa chọn cho việc:

+ Thuê trang thiết bị sự kiện đẹp, hiện đại, sang trọng. Hay chọn thuê trang thiết bị bình thường, có thể phục vụ sự kiện.

+ Thuê nhân sự phục vụ sự kiện ở tầm giá nào. Bởi, cũng cùng là MC dẫn chương trình nhưng giá thuê của từng MC là khác nhau.

Lên danh sách các khoản cần chi khi tổ chức sự kiện

danh sách các trang thiết bị cần thuê
Dự toán danh sách các trang thiết bị cần thuê

Tiếp theo, sau khi đã biết rõ tổng số tiền có thể chi cho sự kiện, bạn hãy lên danh sách những khoản cần chi. Đối với mỗi sự kiện khác nhau thì chi phí tổ chức sự kiện không giống nhau. Một số hạng mục cơ bản cần thiết cho sự kiện như:

+ Địa điểm tổ chức sự kiện: Nếu đơn vị bạn không có nơi tổ chức sự kiện sẽ cần thuê địa điểm. Nên tìm địa điểm diễn ra sự kiện phù hợp với tính chất của sự kiện bạn muốn tổ chức.

+ Chi phí thuê sân khấu sự kiện: Để có được sân khấu hoàn thiện, bạn cần thuê backdrop sân khấu, thảm trải sàn, bậc lên xuống sân khấu, váy quây, khung sàn sân khấu…

+ Lựa chọn thuê các thiết bị âm thanh, ánh sáng: Loa đài, âm ly, micro, hệ thống đèn chiếu sáng, đèn màu.

+ Các đồ trang trí cho sự kiện như: hoa tươi, bóng bay trang trí, cổng chào,…

+ Bàn ghế phục vụ sự kiện: bàn ghế hội thảo, bàn ghế bar…

+ Các chi phí cho việc in ấn background, tài liệu, backdrop, banner, standee, thiệp mời,…

Ngoài ra, bạn còn cần chi phí thuê một số dịch vụ khác như: thuê dịch vụ vận chuyển, quà tặng cho khách mời, quay phim, chụp ảnh..

Hạch toán chi phí tổ chức sự kiện: Chuẩn bị khoản chi phí dự phòng 

sự kiện
Nên có kinh phí dự phòng cho sự kiện

Không ai có thể nắm chắc chắn được rằng sự kiện của bạn sẽ không có tình huống phát sinh. Do đó, bạn nên có chi phí dự phòng cho sự kiện. Thông thường, mức chi phí dự phòng sẽ nằm trong khoảng 10 – 12% ngân sách tổng. 

Xem thêm: 

Top các công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội

Top 5 mẫu bóng bay tổ chức sự kiện cực đẹp, giá cực tốt

Gợi ý top trường đào tạo tổ chức sự kiện uy tín nhất

Hạch toán chi phí tổ chức sự kiện: Thống kê các hạng mục cần chi trả

âm thanh ánh sáng
Hệ thống âm thanh ánh sáng cần có cho sự kiện

Bước tiếp theo, bạn nên thống kê cụ thể các hạng mục cần thuê cho sự kiện. Sau đó một lần nữa cân nhắc, rà soát lại danh sách. Nếu những hạng mục không cần thiết có thể bỏ qua. Đồng thời, bạn cũng có thời gian để xem xét xem còn thiếu hạng mục nào không. 

Sau khi bản thống kê cụ thể chi phí đã có, bạn sẽ nắm được tổng chi phí dự trù cho sự kiện. Từ đó biết được kinh phí của đơn vị bạn có đủ không. Liệu chi phí có vượt quá mức chi trả của đơn vị bạn hay không. 

Có thể xin thêm tài trợ từ công ty đối tác

Bạn có thể tính toán đến việc xin thêm tài trợ từ các đối tác. Bất cứ đơn vị nào cũng mong muốn quảng bá thương hiệu của mình rộng rãi đến khách hàng. Do đó, bạn có thể mang đến những lợi ích cho đối tác để họ tài trợ thêm kinh phí cho bạn tổ chức sự kiện.

Trong sự kiện của bạn sẽ có những banner, standee… Bạn có thể in thêm logo của đơn vị tài trợ trên đó. Hoặc, dành thời lượng nhỏ của chương trình để nhắc đến đối tác..

Mách bạn bí quyết tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện

tính toán
Tiết kiệm chi phí bằng một số mẹo nhỏ

Trên đây là những chia sẻ hướng dẫn hạch toán chi phí tổ chức sự kiện. Nếu bạn biết cách tính toán để tiết kiệm chi phí, bạn sẽ hạn chế được chi phí thất thoát. Ví dụ:

+ Đối với chi phí đãi tiệc, bạn có thể đặt phần ăn nhỏ hơn 10%. Do các khách mời đôi khi sẽ không ăn hoặc ăn rất ít. Thế nên, bạn có thể giảm bớt lượng đồ ăn để tránh lãng phí. 

+ Hỏi rõ về dịch vụ tổ chức sự kiện của các công ty. Bởi, hiện nay đa số các công ty đều có chính sách giảm giá ưu đãi cho khách hàng thuê trọn gói dịch vụ. Mức giảm giá sẽ dao động từ 5% – 10%. Nếu hóa đơn sự kiện của bạn quy mô lớn, số tiền ưu đãi này cũng không hề nhỏ chút nào. 

Hy vọng rằng với những chia sẻ trên đây có thể giúp bạn tổ chức sự kiện thành công.